Kollegaen venter: find bilag på sekunder uden at kende mappen

En kollega står ved skrivebordet og spørger efter en leverandørfaktura fra sidste måned. Du kan huske leverandørens navn, men ikke hvor fakturaen blev gemt. Mens kollegaen venter på svar, begynder mapperne at ligne hinanden. Med fleksibel søgning kan målet være at find bilag på sekunder – også når du kun husker et navn eller en stump tekst.

Bilagsjagt handler sjældent om, at dokumentet mangler. Ofte er det bare placeringen, datoen eller titlen, der er gledet ud af hukommelsen. Det sker midt i en helt almindelig arbejdsdag: Du skal svare på et spørgsmål, godkende en udgift eller sende dokumentation videre, mens andre opgaver også venter. En søgning, der kan bruge flere slags oplysninger, kan gøre den situation lidt mindre træls.

Start med det, du faktisk husker

Hvad husker du om et bilag, når du senere skal finde det igen? Måske leverandørens navn, beløbet, datoen eller en formulering på fakturaen. De færreste husker både filnavn og mappe, og det er nok også for meget at forlange af en travl kollega.

Tag fakturaen fra kollegaen ved skrivebordet. Hvis du husker leverandørens navn, så prøv det først – det er ofte et bedre spor end en mappe, du kun vagt kan huske. Har du beløbet i hovedet, kan du søge på det i stedet. Eller prøv et ord for den vare eller ydelse, der står på fakturaen. Folk husker forskellige ting, så det er rart at have flere veje ind.

Her bliver ønsket om at find bilag på sekunder konkret: Du søger ud fra den oplysning, du faktisk har, i stedet for at gætte på den rigtige undermappe. En fleksibel søgning kan hjælpe med at afgrænse resultater efter leverandør, beløb, dato eller ord i bilaget. Se mulighederne på Nordflows side om fleksibel søgning.

Når det første søgeord rammer ved siden af

Hvad gør du, hvis leverandørens navn ikke giver det rigtige resultat? Måske er navnet stavet anderledes på dokumentet, eller bilaget ligger i en anden mappe, end du regnede med. Så er det bedre at prøve et nyt spor end at bladre videre på må og få.

En medarbejder, der skal godkende en udgift, leder måske efter en kvittering fra en butik. Hvis butikkens navn ikke dukker op, kan beløbet være værd at prøve. Giver det heller ikke resultat, kan datoen eller et ord fra varebeskrivelsen være næste spor. Det er mere overskueligt end at åbne bilag ét ad gangen – og ja, det er også rart at slippe for den slags skattejagt.

Hvis et bredt søgeord giver for mange resultater, kan du kombinere oplysninger. Prøv for eksempel leverandørnavnet sammen med en dato eller et beløb. Er du usikker på, hvad der står i bilaget, kan du i stedet begynde bredt og tilføje detaljer undervejs. Det første søgeord rammer ikke altid plet.

Er bilaget gemt det forkerte sted, bør søgningen ikke kræve, at du kender den oprindelige mappe. En søgning på tværs af mapper og bilagstyper kan gøre det lettere at finde fakturaen, selv om den endte et andet sted end forventet. Så slipper du for at starte forfra i hvert arkiv.

Dokumentationen skal kunne findes af hele holdet

Når revisoren beder om dokumentation for et køb, er den kollega, der gemte bilaget, måske optaget eller fraværende. En anden medarbejder kan huske en formulering fra fakturaen, men ikke filnavnet. Med en søgning på ord fra teksten kan vedkommende lede efter dokumentet uden at kende kollegaens mappestruktur. Arkivet bliver dermed lettere at bruge som fælles hukommelse.

Det er en lille forbedring i hverdagen: Dokumentationen bliver mindre afhængig af, hvem der ved, hvor filen ligger. Når flere kan søge ud fra det, de selv husker, bliver det nemmere at hjælpe hinanden med spørgsmål om køb, fakturaer og kvitteringer. Bilag skal selvfølgelig stadig gemmes ordentligt; søgning hjælper, men erstatter ikke klare arbejdsgange.

En kollega skal måske finde en kvittering, mens du sidder i et møde. Kan dokumentet findes med butikkens navn, beløbet eller en formulering fra teksten, behøver kollegaen hverken vente på dig eller kende din mappe. Den slags afbrydelser er svære at planlægge væk, så det er en fordel, når de kan klares uden en længere jagt.

En enkel øvelse før næste bilagsjagt

Næste gang nogen spørger efter et bilag, så vent et øjeblik, før du åbner mapperne. Hvad husker du: leverandøren, beløbet, datoen eller et ord fra teksten? Begynd med det tydeligste spor, og gør søgningen mere præcis, hvis resultatet ikke passer. Det er en enkel vane, der kan spare klik uden at kræve, at alle husker filnavnene.

Skal du finde dokumentation for et køb, kan du for eksempel tænke på, hvilken butik det var, eller hvad der stod på kvitteringen. Start med butikkens navn. Hvis det ikke hjælper, så prøv beløbet eller et ord fra beskrivelsen. Det er en nem fremgangsmåde at dele med kolleger, og den gør søgningen mindre afhængig af én persons hukommelse.

Fleksibel søgning handler om at tage udgangspunkt i det, folk faktisk husker. Nogle husker datoen, andre leverandøren, og en tredje kan genkalde sig en enkelt linje fra fakturaen. Når flere spor kan føre til dokumentet, bliver det lettere at give et præcist svar uden at sætte arbejdet på pause. Så slipper kollegaen for at vente, mens nogen leder mappe for mappe.

Det er ikke noget stort drama, når en faktura gemmer sig. Men de små jagter tager tid og opmærksomhed fra andre opgaver. Med søgbare bilag og relevante søgeord kan vejen fra spørgsmål til dokumentation blive kortere – også når ingen husker den helt rigtige placering.

Find bilag på sekunder med fleksibel søgning på leverandør, beløb, dato eller tekst, og gør det lettere for kolleger at finde den rette dokumentation.

Se mere hos nordflow.io.